Base contacts de l'agence
Le socle de toutes les briques (anniversaires, prospection, acheteurs, événements). Importez votre extraction globale (Excel ou CSV) : les imports fusionnent avec l'existant (par e-mail, sinon nom + prénom) sans écraser ce qui est déjà saisi.
📅 Rappels
Ce que l'équipe s'est promis de rappeler : chaque « ＋ Suivi » posé avec une date (depuis une fiche contact, la carte de prospection ou une fiche estimation) attend ici jusqu'à son jour — puis reste en rouge tant qu'il n'est pas fait.
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🔎 Doublons à vérifier
Les fiches de même nom que le nettoyage automatique n'a pas osé fusionner (prénoms différents ou absents, coordonnées qui se contredisent). Choisissez la fiche à garder : elle récupère les champs vides, l'historique, les projets et les suivis des autres.
Tapez un nom, ou cliquez « Chercher ».
🗑 Corbeille
Ce qui a été supprimé à la main (fiches avec leur fil de suivi et leur position, suivis, visites) reste ici 30 jours et se restaure d'un clic. Le nettoyage de la base et l'effacement RGPD, eux, sont définitifs.
Attentions automatiques
Chaque matin, un e-mail élégant aux couleurs de l'agence part tout seul vers les contacts dont c'est l'anniversaire (naissance) ou l'anniversaire d'achat (« il y a X ans, vous receviez vos clés »), signé du conseiller référent. Un même contact ne reçoit jamais deux fois le même vœu dans l'année.
L'anniversaire d'achat s'adapte au rôle du contact dans la vente : un acquéreur reçoit « vous receviez vos clés », un vendeur (sans être acquéreur chez nous) reçoit « vous vendiez votre bien ». Le rôle vient de la typologie du contact.
Les 30 prochains jours
Historique des envois
Relances automatiques des acquéreurs
Chaque matin, après le relevé des annonces, chaque acquéreur en recherche reçoit les biens qui collent à ses critères : les nouveautés jamais proposées et les baisses de prix des dernières 24 h — un seul e-mail par acquéreur, au look de l'agence, signé de son conseiller. Un même bien n'est jamais proposé deux fois.
Projets d'achat
Un projet relie des personnes : un couple = deux fiches contact dans un même projet, avec des critères communs (budget, communes, type de bien…). Chaque personne liée reçoit les relances. Cliquez sur un projet pour le modifier.
Rapprochements du moment
Les biens actuellement en vente qui collent aux recherches actives.
Historique des relances
Annonces du site de l'agence
Le site internet est la base de données des biens : les annonces sont relevées chaque matin (prix, pièces, surface, ville, photo), avec l'historique des prix. Les baisses de prix alimenteront les relances automatiques des acquéreurs.
Fichier des mandats AMEPI (confrères)
Les mandats de votre ALFA en Gironde, relevés par l'agent installé sur un poste de l'agence à chaque ouverture de session Windows. Ils sont signalés dans le rapprochement acquéreurs avec le nom de l'agence détentrice (puce 🤝) ; ils ne sont proposés aux clients par les relances que si vous cochez « proposer » (délégation de mandat).
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Mouvements récents
Les biens
Offres d'achat
Une offre part d'un projet d'achat (un couple = deux offrants, deux signatures). Le conseiller pose le bien, le prix et les dates ; l'acquéreur reçoit un lien personnel pour compléter son état civil et son financement, déposer ses pièces et signer par code SMS / e-mail (pièce d'identité exigée avant). L'offre signée est présentée au vendeur par le même mécanisme ; acceptée, elle devient un dossier Studio Suivi. Le document est figé à la première signature.
📈 Bilans vendeurs hebdomadaires
Chaque lundi matin, un brouillon de bilan par mandat publié sur le site (audience de l'annonce, demandes, prix face aux comparables AMEPI) ; chaque conseiller reçoit la liste des siens à relire. Aucun e-mail ne part au vendeur sans le geste du conseiller. Import de l'export des mandats, relecture et envoi : Studio Bilans.
Identité de l'agence
Ces informations habillent les e-mails envoyés (en-tête, signature, pied de page). Les réponses des clients arrivent dans la boîte de l'agence.
Le signataire signe TOUS les vœux (e-mails et SMS), quel que soit le conseiller de la fiche. Laissez vide pour signer du conseiller de la fiche, sinon de l'équipe. La formule d'appel (Chère Madame / Cher Monsieur) suit la civilité de la fiche, sinon le prénom.
Les e-mails partent via le serveur Studio Brochure au nom de l'agence — rien à configurer de plus (pas de mot de passe SMTP).
Nos agences
Les points de vente du groupe. Chaque conseiller est rattaché à l'un d'eux (dans son profil) : ses e-mails et ses guides portent alors le nom, l'adresse, le téléphone, l'e-mail et les mentions légales de SON agence. Ce qu'une agence ne précise pas vient de l'identité ci-dessus.
L'équipe
Une ligne par personne : son profil (photo, fonction, téléphone, e-mail — il signe ses documents et ses e-mails du parcours R1/R2) et son accès à Studio. Trois cases : Actif (entre et apparaît ; décoché = parti, sessions fermées), Direction (voit tous les parcours), Administration (cette page). Chacun entre avec son e-mail : un lien de connexion, puis un code SMS sur un nouvel appareil.
L'import depuis le site crée aussi le compte de connexion des conseillers qui ont une adresse century21.fr ; les autres se créent avec « ➕ Créer l'accès ».
📝 Offres d'achat — en-tête légal et délais
Le paragraphe d'identification de l'agence tel qu'il ouvre chaque offre (raison sociale, carte professionnelle, assurance, garantie financière), la personne qui la représente, et les délais proposés par défaut au conseiller. Vérifiez ces mentions à chaque renouvellement de carte ou d'assurance.
📚 Bibliothèque des messages
Tous les messages automatiques s'éditent ici : vœux d'anniversaire
(e-mail et SMS) et parcours estimation. Balises remplacées à l'envoi :
{prenom} {nom} {ville} {adresse}
{annees} {depuis} {conseiller}
{agence} {signature} {r1} {r2}.
Une ligne vide sépare deux paragraphes. « ↩ Texte d'origine » rétablit le message livré.
Parcours R1 / R2 — envoi des documents
Une fiche client, puis les étapes d'un clic : l'e-mail de confirmation avant le R1, le guide R1, l'e-mail entre R1 et R2, le guide R2 et l'analyse comparative de marché, l'e-mail après le R2. Chaque e-mail est pré-rempli au nom du conseiller (photo, fonction, coordonnées) : relisez, ajustez, envoyez. Les fiches sont aussi des fiches estimation (onglet Estimations, Studio Estimation).
Le parcours estimation (R1 / R2)
Les fiches estimation s'ouvrent depuis Studio Estimation (clic sur un bien de la carte ou sur un estimé) — elles se retrouvent et se modifient aussi ici. Quand une fiche porte ses dates de rendez-vous, les e-mails du parcours partent tout seuls : la veille du R1 (rendez-vous d'estimation), le lendemain du R1, le lendemain du R2 (restitution de l'avis de valeur), puis des reprises de contact à 30, 90 et 180 jours tant que la fiche reste « en cours ». Signés du conseiller de la fiche, envoyés à chaque personne liée qui a un e-mail.
« Reprendre les estimés importés » crée une fiche estimation pour chaque contact estimé du fichier C21 qui n'en a pas encore : adresse et prix du bien repris des notes, personne liée. Complétez ensuite R1/R2 depuis Studio Estimation ou ici.
Les fiches estimation
Cliquez sur une fiche pour la modifier — dates R1/R2, statut, qualification, personnes liées et bien se complètent depuis Studio Estimation.