Studio Permanence

⚖️ Équité sur la période affichée

Le tour attribue chaque créneau au conseiller le moins servi (volume pondéré, puis type de créneau, puis ancienneté de sa dernière permanence). Les samedis se comptent à part.

📅 Agenda

Ces liens s'abonnent dans Outlook, Google Agenda ou Apple Calendrier (« s'abonner à un calendrier par URL ») : le planning et les rendez-vous pris en ligne s'y mettent à jour tout seuls.

Répartition par point de vente + Ajouter une personne ✦ Pré-remplir l'agenda métier ↻ Reprendre l'annuaire

Dans le cycle : le conseiller entre dans le tirage des permanences. Hors cycle : il reste dans l'agence et garde ses rendez-vous, mais ne prend plus de permanence (direction, gestion locative, arrêt long, temps partiel négocié…). Poids : 0,5 = deux fois moins de permanences que les autres (mi-temps) ; 1 = rythme normal.
Courrier : l'adresse de l'annuaire, celle où le conseiller lit ses messages. C'est là que partent les notifications de rendez-vous. Agenda métier : la boîte Microsoft qui porte son agenda de travail, si elle est différente. Les invitations de rendez-vous y sont envoyées, pour que l'événement se pose dans le bon calendrier — celui que l'agence pilote. Laissez vide quand les deux adresses sont les mêmes.

Volume par conseiller 12 dernières semaines

Déclarer une absence

Absences relevées dans Outlook

Relève ce qui est marqué « Absent(e) du bureau » dans les agendas Kadima de toute l'équipe — conseillers et assistantes — et vous le propose. Rien n'est enregistré sans votre accord. Pour ne plus y penser : Réglages → « Relever automatiquement les absences chaque nuit » — l'outil gère alors seul ce qu'il a relevé (ajout ET retrait si l'événement disparaît d'Outlook), sans jamais toucher aux absences saisies à la main.

Absences enregistrées

Pour un conseiller : une absence le sort du tour sur toute sa durée, et pendant le préavis qui la précède — celui qui part ne prend pas des contacts qu'il ne pourra pas suivre. Un vendredi posé (ou un lundi) compte week-end compris : trois jours. Pour une assistante : pas de tour ni de préavis — son absence (même quelques heures, champ « De (heure) / à ») veut dire accueil non tenu, et le conseiller de permanence est physiquement au point de vente sur ce trou. La colonne Effet dit, ligne par ligne, ce que chaque absence change.

À venir

Ces demandes viennent de la page de prise de rendez-vous du site internet. Elles sont attribuées au conseiller de permanence sur le créneau choisi et arrivent dans son agenda.

Points de vente

Créneaux et nombre de conseillers de permanence

« Combien ? » = le nombre de conseillers que le tour place à l'accueil de CE point de vente, sur CE créneau. 2 sur le 9h-12h = deux conseillers présents ensemble tous les matins ; 1 = un seul ; 0 = pas de permanence sur ce créneau (l'agence reste ouverte, mais personne n'y est de garde).
Total par semaine et par point de vente = la somme de la colonne × 5 jours, + le samedi. Divisez-le par l'effectif du point de vente : c'est le nombre de permanences que chacun fera par semaine. Au-delà de 5, le plafond hebdomadaire bloque et des créneaux resteront vides.
Reprise des contacts : ce que le conseiller récupère en plus de sa présence — la nuit (jusqu'à la réouverture) ou le week-end (jusqu'au lundi 9h). RDV en ligne : décochez pour qu'un créneau reste réservé à l'accueil physique et ne soit pas réservable depuis le site.

Règles du tour

Accueil tenu par les assistantes

Les tranches en dehors de ces horaires — la pause du midi, la fin de journée, le samedi — demandent la présence physique du conseiller de permanence au point de vente. Quand l'assistante est absente, c'est toute la journée. Cochez « Accueil » dans l'onglet Conseillers pour désigner les assistantes ; sans aucune assistante sur un point de vente, la règle ne s'applique pas.

Prise de rendez-vous depuis le site internet